Der Traum vom papierlosen Büro – Jetzt kommt die Realität!

StartWild gebloggtAus dem LebenDer Traum vom papierlosen Büro – Jetzt kommt die Realität!

Sind wir doch einmal ehrlich. Speziell wenn man in der Internet- bzw. Agenturbranche arbeitet, ist man selbst von Haus aus doch ziemlich digital eingestellt. Unter anderem ein Grund, warum es einen in diese Branche verschlägt 😉
Man schreibt weder Briefe, um mit Kunden in Kontakt zu bleiben, noch schickt man für Bestellungen bei Lieferanten Faxe. Diese Methoden sind so „alt“, man könnte gleich Brieftauben für die Kommunikation einsetzen. Doch auch wenn die Branche an sich doch ziemlich stark digitalisiert ist, hat sich die Idee mit dem papierlosen Büro (Davon spricht man schon seit Jahren wenn nicht Jahrzehnten), nicht so richtig geklappt.

Da es meiner Meinung nach im „Daily Business“ sehr wichtig ist effiziente und damit auch digitale Abläufe zu haben, möchte ich euch einen kleinen Einblick geben wie wir dieses Thema bei itabs angegangen sind und angehen.

Warum überhaupt digitalisieren

Es ist vollkommen egal was man tut: Man muss sich im ersten Schritt immer die Frage stellen, warum man genau das tun sollte bzw. worin der tiefere Sinn liegt. Dies gilt ebenso für die Digitalisierung bzw. dem übergeordneten Ziel etwas mehr Ordnung in das Büro zu bekommen. Spätestens wenn man für den Steuerberater die Eingangsrechnungen von vor 2 Jahren heraussuchen muss, wünscht man sich doch diese gescannt und sauber abgelegt zu haben. Aber das ist nur ein Beispiel: Digitalisierung im Büro hilft letztendlich die täglichen Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und dadurch Geld zu sparen. Klingt doch banal und einleuchtend und weniger nach einer super Innovation und Erfindung, die in diesem Blog von mir geboren wurde. In der Praxis sieht man aber dennoch oft das pure Chaos. Doch warum? Chaos kostet Zeit, Geld und Nerven.

Moment mal: welche Prozesse gibt es denn überhaupt?

Hat man sich erst einmal mit der Idee angefreundet etwas Ordnung in das Büro zu bekommen, geht es nun ums „Doing“ wie es so schön neudeutsch heißt. Unkontrolliertes scannen und abheften macht aber im ersten Schritt keinen Sinn. Auch wenn ich Aktionismus persönlich immer ziemlich toll finde – man sollte sich schon einmal überlegen, was man genau tun muss, um eine Effizienzsteigerung zu erreichen.

Es geht daher darum zu identifizieren, an welchen Stellen und warum „Papierkram“ anfällt. Bei uns gibt es hierfür z.B. folgende Gründe:

  • Wir erhalten Verträge von Kunden / Lieferanten
  • Eingangsrechnungen (ja auch diese kommen noch teilweise per Post)
  • Werbung / Werbesendungen
  • Kataloge a la Office / Viking
  • Man druckt selbst Dokumente aus, die gedruckt irgendwo abgelegt werden müssen
  • Etc.

Je nach Branche und Unternehmen sieht die Liste natürlich vollkommen anders aus. Der Klassiker auf den aber alle Unternehmen stoßen sind Eingangsrechnungen, Werbung und Verträge bzw. bestätigte Angebote.

Sobald man weiß was alles an Papiermüll, ja ich benutze dieses Wort bewusst denn oftmals sind es tatsächlich Dinge die man 1 Mal anschaut und dann eigentlich in den Müll wandern könnten, anfällt kann man definieren ob man diese Informationen überhaupt benötigt und wenn ja wie kritisch diese Informationen sind.
Werbesendungen wandern beispielsweise ungelesen in den Müll. Das gilt auch für Kataloge wie beispielsweise der von Viking. Ganz ehrlich: Wenn ich Bürobedarf bestellen möchte, dann gehe ich in den Online-Shop und bestelle mir die Produkte. Wer bestellt denn heute bitte noch aus dem Katalog? (Überspitzt formuliert aber wenn man ehrlich ist: Kataloge braucht man einfach nicht mehr). Hier könnten sich viele Unternehmen Budget für E-Commerce Aktivitäten freischaufeln, wenn auf diese dicken Kataloge verzichtet werden würde, aber nun gut.

Okay nun weiß man zumindest was man benötigt und was nicht. Die nicht benötigten Dinge wandern direkt in den Papierkorb, die wirklich relevanten Dokumente werden an einer zentralen Ablage gesammelt.

… und wie kann man die Prozesse digitalisieren

Sobald man genau weiß, was denn überhaupt wie digitalisiert werden muss, folgt der Gehirnschmalz wie dies am besten funktioniert und welche Software man einsetzt. Wir sind mittlerweile dazu übergegangen alle Dokumente die etwas mit Rechnungen zu tun haben mit FastBill zu archivieren. FastBill ist wirklich eine erstklassige SaaS Lösung für „kleine“ Unternehmen die Rechnungen erstellen bzw. verwalten möchten. Da man die Scans der Originaldokumente direkt an die Kunden bzw. Lieferanten knüpfen kann, ist die Auffindbarkeit im Nachhinein gar kein Problem. Auch der „schnelle“ Export von relevanten Daten für die Buchhaltung ist gar kein Problem.
Alle anderen Dokumente, sprich alles das nichts mit Rechnungen zu tun hat, landet verschlüsselt bei Google in der Cloud. Hier gibt es von boxcryptor eine sehr praktikable und in der Praxis sehr einfach verwendbare Lösung, mit deren Hilfe man auch in der Cloud (da verschlüsselt) Daten ablegen kann.
Letztendlich gibt es aktuell für jeden Geschmack eine gute, meist webbasierte, Lösung mit deren Hilfe man seinen Papierkram digitalisieren kann.

Ein Notebook alleine reicht nicht!

In der Theorie sollte das bis jetzt auch noch alles ziemlich gut und einfach klingen. Voraussetzung ist aber natürlich eine entsprechende Hardware. Gehen wir einmal davon aus, dass die gesamte Dokumentendigitalisierung nicht an einen Dienstleister ausgelagert wird (Es gibt hier mittlerweile viele Unternehmen, die in diesem Bereich tätig sind), ist zumindest ein Scanner, Drucker und Computer nötig. Auch Aktenordner und Register sollte man nicht vergessen, denn auch wenn wir jetzt alles digitalisieren: Aufgrund unseren tollen rechtlichen Rahmenbedingungen müssen natürlich die gesamten Originaldokumente aufgebwart werden. Im Prinzip bekommt man aber alle notwendigen Utensilien bei Online-Shops wie Viking oder Otto Office. Speziell Otto Office finde ich ganz gut. Hier findet man Notebooks, aber natürlich auch das restliche Büroequipment und in der Regel sind die Preise auch mit denen von Amazon mehr als vergleichbar.

Fazit

Ja, die Digitalisierung und das „Aufräumen“ im Büro klingt einfach und umspannend, aber dennoch fällt dies oft bei vielen Firmen unter den Tisch. Deswegen möchte ich euch mit diesem Artikel auch nur kurz an dieses Thema erinnern und habe euch die 3-4 wichtigsten „Keywords“ d.h. Dinge an die man denken muss an den Kopf geworfen. Macht was draus, denn wenn man die Abläufe im eigenen Büro effizient und dadurch auch digital gestaltet, spart man in der täglichen Arbeit und vor allem wenn man irgendwann bestimmte Dokumente benötigt, sehr viel Arbeit!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.